Održavanje redovnih timskih sastanaka sastavni je deo poslovanja svake uspešne kompanije i najbolji način da svi zaposleni budu aktivno uključeni u proces razmene ideja i donošenje odluka. Efikasna i otvorena komunikacija predstavlja neophodnost ukoliko želimo da se razvijamo i napredujemo, bilo na poslovnom ili privatnom planu. Zato su sastanci prilika da zaposleni prodiskutuju o aktuelnim problemima i predstojećim zadacima, te pronađu najbolja rešenja kako bi stigli do zacrtanog cilja. Njihova svrha jeste da jača međusobne odnose među zaposlenima, poveća produktivnost celog tima i motivaciju održi na visokom nivou.
Ne smemo zaboraviti da su zadovoljni zaposleni najjači pogon kompanije i da bez njihovog adekvatnog angažmana nema uspeha, stoga moramo obezbediti zdravo radno okruženje i najbolje uslove.
Podsticanje zaposlenih na aktivno učešće
Timski sastanci jesu sigurno i podsticajno mesto za zaposlene, te predstavljaju svojevrsnu platformu za slobodno izražavanje mišljenja, ideja i potencijalnih problema. Otvorena komunikacija pomaže u rešavanju konflikata bilo koje vrste i veoma je značajna za prevenciju nekih većih eskalacija i problema koji mogu nastati u određenim situacijama. Unapred pripremljena struktura sastanka i uključivanje svih prisutnih olakšaće komunikaciju i svima dati priliku da iznesu svoje mišljenje. Za motivaciju zaposlenih je veoma značajno kada znaju da mogu glasno i jasno da iskažu svoje stavove i budu deo ujedinjenog tima.
Predstavljanje ciljeva i razvijanje strategije
Tokom radnih sastanaka, zaposleni imaju priliku da se detaljnije upoznaju sa ciljevima i zajedno razvijaju strategiju koja će ih dovesti do željenog uspeha. Menadžeri projekta su zaduženi da sve članove tima detaljno upute u sve faze projekta, te da na što efikasniji način prenesu viziju i očekivanja koje kompanija ima. Takođe, to je prilika da supervizori i rukovodioci obaveste zaposlene o bitnim promenama koje se dešavaju na samom projektu ili u kompaniji, da ih ohrabre i motivišu za dalji angažman. Kako bi održavanje sastanka bilo efikasno i proteklo bez poteškoća, od koristi će vam biti velika bela magnetna tabla na kojoj ćete moći zapisati ključne informacije o projektu i sumirati buduće korake. Ukoliko je reč o većem timu, adekvatno ozvučenje može olakšati održavanje sastanka i unaprediti prezentovanje.
Prilika za detektovanje i rešavanje problema
Izazovi poput kratkih rokova, nemogućnosti prevazilaženja određenog problema ili jednostavno pada motivacije su nešto što je zajedničko za poslovno okruženje bilo kog tipa. Tom prilikom se javljaju konflikti među članovima tima, a organizacija rada biva narušena. Iako razgovor o problemima i negativnim aspektima poslovanja nikada nije prijatan, svakom timu je neophodan. Sastanci predstavljaju idealnu priliku za identifikovanje tekućih problema čime se pokreće diskusija i pronalaze načini za njihovo prevazilaženje. Pravovremena reakcija sprečiće narušavanje odnosa među kolegama i zaustaviti potencijalno ugrožavanje projekta. Transparentnošću, slušanjem i međusobnim savetovanje stvorićete zdravu radnu atmosferu gde se svaki zaposleni oseća sigurno i zadovoljno.
Jačanje timskog duha
Skladan i uigran tim predstavlja stub svake kompanije, a da bi određeni tim bio uspešan moramo ga negovati. U prirodi svakog čoveka je da ima potrebu za pripadnošću i bude deo neke grupacije gde će se osećati poštovano i sigurno. U takvim uslovima, može da pruži najbolje i pokaže sve kvalitete koje poseduje. Sastanci su mesto gde zaposleni imaju priliku da se međusobno upoznaju, prodube odnose i vremenom steknu poverenje. Osećaj zajedništva veoma je značajan za produktivnost zaposlenih i njihovo sveopšte raspoložanje, stoga mnogima izolovanost i rad od kuće teško pada.
Inovativne ideje i brainstorming
Jedan od osnovnih zadataka svakog uspešnog sastanka jeste da inspiriše zaposlene na kreiranje najinovativnijih rešenja i originalnih projekata. Ovde veliku ulogu igra atmosfera koja treba da bude podsticajna i pozitivna, te učini da se svi zaposleni osećaju prijatno dok borave zajedno. Zatim, najbolje je da sam prostor bude izolovan od ostalih kancelarijskih dešavanja i time obezbedi sav potreban mir, te podstakne prisutne na kreativno razmišljanje. I, naposletku, potreban je lider koji će da vodi ceo proces, odnosno bude zadužen za realizaciju sastanka. Kada su svi uslovi obezbeđeni, tek tada možemo očekivati kvalitetan brainstorming i zadovoljne članove tima.
Kratki rokovi i gust nedeljni raspored nekada mogu biti prepreka održavanju sastanaka sa timom, ali kada jednom uvidimo značaj redovnih okupljanja, postaće sasatavni deo naše poslovne rutine. Jačanje timskog duha, održavanje motivacije i povećanje produktivnosti samo su neki od benefita koje timski sastanci mogu obezbediti kompaniji. Uvođenjem ove prakse zasigurno ćete unaprediti efikasnost vašeg tima i dovesti kompaniju do željenog cilja.